Cobrar facturas vencidas es probablemente una de las tareas más tediosas de administrar un negocio.
La mayoría de las empresas manejan los cobros de “mala gana”.
Todos odian hacerlo. Por lo tanto, es una tarea que se realiza después de todo lo demás, o si necesita dinero con urgencia.
Este error es costoso.
Cobrar facturas vencidas debe considerarse como una de las funciones más importantes en su negocio, solo superada por el servicio al cliente.
Dedicar tiempo a cobrar facturas vencidas aporta el dinero que su empresa necesita para pagar a los empleados, proveedores y todos sus gastos.
Sin una buena gestión de cobranza, las facturas impagas se acumularían y usted cerraría. Es así de simple.
Afortunadamente, los cobros no tienen que ser difíciles o tediosos.
Se trata de seguir los pasos correctos:
PASO # 1: VERIFIQUE EL HISTORIAL DE PAGOS DE SU CLIENTE
Antes de proporcionar a cualquier cliente condiciones de pago verifique su crédito comercial.
Estos informes le proporcionaran datos importantes sobre el historial de pagos de su cliente con sus otros proveedores.
Si un cliente tiene un buen historial de pago a sus proveedores, existe una buena posibilidad de que también le paguen a tiempo. Por lo tanto, puede sentirse cómodo dándoles una cierta cantidad de crédito.
Puede ahorrarle a su empresa muchas molestias al cobrar facturas vencidas y mejorar el flujo de efectivo simplemente verificando el crédito de todos los clientes que solicitan condiciones.
PASO # 2: USE UN CONTRATO BIEN ESCRITO
Cada venta o servicio que realice debe regirse por un contrato. Debe ser elaborado, en lo posible, por un abogado y debe describir todos los detalles pactados con el cliente.
No usar un contrato suele ser un grave error, especialmente si ofrece condiciones de pago porque no tendrá nada por escrito que describa cuándo vence el pago. Y tendrá pocos recursos si necesita emprender acciones legales.
PASO # 3: USE UNA CARTA DE ACEPTACIÓN DE ENTREGA
Una de las formas más efectivas de mejorar su proceso de cobranza es usar una carta de aceptación.
Una carta simple que indique el trabajo que se ha realizado o los productos que se han entregado a satisfacción del cliente. Que debe ser firmado por el cliente una vez que el trabajo se ha completado.
La carta de aceptación le ayuda a identificar posibles problemas en el momento de la entrega. Si el cliente no está dispuesto a firmar la carta, obviamente hay un problema.
Este paso le brinda la oportunidad de solucionar el problema de inmediato y minimiza las posibilidades de tener una disputa o que ocurran problemas de cobranza.
PASO # 4: ENVÍE LA FACTURA Y LA DOCUMENTACIÓN DE INMEDIATO
Envíe una factura y cualquier documentación relacionada tan pronto como se complete el trabajo o se entregue el producto.
Incluya la carta de aceptación ya que ayuda a demostrar que entregó de acuerdo con el contrato.
Siga el procedimiento de pago descrito en el contrato. No seguir la cláusula de pago en su contrato causará demoras en el pago, especialmente si trabaja con clientes más grandes.
PASO # 5: SEGUIMIENTO CON CLIENTES REGULARMENTE
Si ha seguido estos pasos, la mayoría de los pagos deben llegar dentro de los términos de su contrato. Sin embargo, sigue siendo una buena idea hacer un seguimiento con los clientes regularmente.
El día que envíe la factura, verifique que su cliente la haya recibido, junto con toda la documentación.
Una vez que la factura haya vencido cinco días, llame o envíe un correo electrónico al cliente para ver si hay algún problema.
Si no hay problemas, intente asegurar una fecha de pago. Si esa fecha de pago se pierde nuevamente, espere unos días y repita este proceso.
Si el cliente pierde varias fechas de pago, puede tener un problema de cobranza.
Sobre todo, trate siempre a los clientes con cortesía y profesionalismo. Nunca rompa esta regla, incluso si no le están pagando y no se están comportando profesionalmente.
PASO # 6: MANEJAR LAS QUEJAS PROFESIONALMENTE
A veces, un cliente no paga una factura porque tiene una queja.
Hay quejas genuinas, en las cuales el cliente no está satisfecho con la calidad de su producto o servicio.
Si su cliente tiene una queja genuina, haga todo lo posible para resolver el problema lo más pronto posible. Hágalo incluso si firmaron la carta de aceptación de entrega. Este enfoque le ayuda a mantener al cliente.
En este caso, envíe a su cliente una copia de la carta de aceptación firmada. Por lo general, esta táctica desactiva el problema.
Es difícil para ellos argumentar que no están contentos con su trabajo si cumple con los requisitos del contrato y si tiene una carta firmada que indique que aceptaron el trabajo.
Como en el paso anterior, siempre compórtese con cortesía y profesionalismo, incluso si la queja es «fabricada».
PASO # 7: SEPA CUÁNDO USAR LA AYUDA EXTERNA
Ningún método de cobro es 100% perfecto.
Existe la posibilidad de que algunos clientes no paguen sus facturas. En este caso, considere contratar a un abogado o trabajar con una agencia de cobranzas.
Tener que cobrar facturas vencidas lo distraen de administrar su negocio y puede afectar la moral. Es mejor dejar que los profesionales lo manejen.
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