Cuando se realiza una venta o una prestación de servicios a crédito, usted o su empresa pueden encontrarse con algunos clientes que no cancelan las facturas a tiempo, lo genera una cuenta por cobrar vencida.
Cuando esta situación se presenta se deberá dedicar tiempo para mantener una buena relación comercial con su cliente y proporcionarle diferentes opciones de pago y más adelante decidir si es necesario emprender acciones legales.
¿Cómo mantener una buena relación comercial con los clientes morosos?
Lo primero que debe hacer es acercarse al cliente y comunicarle claramente las fechas de vencimiento y los métodos de pago.
Asegúrese de que el cliente sepa cómo comunicarse con usted si tiene alguna pregunta. Su información de contacto debe aparecer en cada documento que le envíe.
Envíe cartas de seguimiento de las cuentas por cobrar vencidas o estados de cuenta de forma periódica o mantenga una constante comunicación telefónica con su cliente.
Mostrar empatía y brindar un servicio al cliente de calidad.
Si el cliente está satisfecho con su trabajo, será más probable que pague las facturas actuales a tiempo y vuelva a usted por otros servicios.
¿Cómo negociar nuevos métodos de pago?
Una factura vencida no es necesariamente incobrable.
Considere las circunstancias que pueden impedir que un cliente le pague.
Esté dispuesto a aceptar pagos parciales, cuotas o pagos periódicos cuando el monto de la factura sea alto.
Considere la posibilidad de aceptar un método de pago diferente, como un producto que el cliente vende.
Su objetivo es recuperar la mayor cantidad de dinero posible de la cantidad adeudada.
Simplificar las opciones de pago
Las facturas pueden quedar vencidas solo porque sus métodos de pago no son prácticos.
Si es necesario, simplemente sugiera métodos de pago más simples para corregir la situación.
Puede ser efectivo, cheques, tarjetas de crédito, transferencias electrónicas, etc.
Aumentar la gravedad de las acciones de recuperación
Como regla general, las facturas deben pagarse dentro de los 30 ó 90 días después de su expedición.
Durante este período la cuenta por cobrar está pendiente de pago.
Una vez transcurrido el plazo, si no se ha recibido el pago por parte del cliente se considera una cuenta por cobrar vencida.
Es aquí donde se debe iniciar la fase de recuperación con llamadas o recordatorios de pago.
Esté atento a las grandes cuentas por cobrar, especialmente aquellas que podrían dañar sus proyecciones de flujo de efectivo, y actúe con rapidez.
En caso de que tenga que presentar una acción legal, registre todas las intervenciones que haya realizado con respecto al reclamo.
Produzca cualquier documento que respalde los pasos que ha tomado para resolver el problema antes de llegar a una acción legal.
Esto incluye correspondencia, documentos contractuales como órdenes de compra o facturas, así como extractos bancarios que muestran pagos parciales recibidos.
En Consorcio Consultor en Crédito S.A.S, la gestión de cuentas por cobrar vencidas es ejecutada por abogados especializados en el área comercial y civil y por asesores financieros que analizan detalladamente su cartera, aplicando la reglamentación establecida por la Superintendencia Financiera y las técnicas actualizadas para obtener una rotación más rápida con los correspondientes resultados benéficos.
Consorcio Consultor en crédito, Cobranza efectiva.
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