El cobro de facturas vencidas es probablemente una de las tareas más tediosas del funcionamiento de una empresa.
Sin embargo, también es el más importante. Recibir el pago a tiempo es vital para el éxito de una empresa. Aporta el dinero para pagar a los empleados, proveedores, alquiler y a usted mismo. Por tanto, es fundamental gestionar bien los cobros de las facturas vencidas.
La mayoría de los problemas de cobranza tienen una solución sencilla. Es cuestión de seguir el sistema correcto.
¿Cómo cobrar a tiempo?
Recibir el pago a tiempo no es tan complicado como piensan la mayoría de los dueños de negocios.
Comience dando plazos de 30 días solo a los clientes que tienen un historial de pagar siempre a tiempo.
Tenga un buen proceso de facturación y cobros.
Una vez que tenga esto en su lugar, estará cobrando sus cuentas por cobrar con una molestia mínima.
Queda una pregunta importante. ¿Qué sucede si un cliente potencial no tiene un buen historial de pagos?
Puede trabajar con ellos siempre que paguen por adelantado o al momento de la entrega. No debe darles un crédito de 30 días. De lo contrario, podría ver que esas facturas se conviertan rápidamente en deudas incobrables.
¿Cómo evitar tener facturas vencidas?
Paso # 1: Verifique el historial de pagos de su cliente.
La forma más eficaz de determinar si un cliente es un buen pagador es comprobar su historial de pagos con otros proveedores. Una empresa que paga a sus otros proveedores a tiempo probablemente también hará lo mismo con usted.
Es probable que solo con este paso mejore sus cobros y su flujo de caja. Sin embargo, hay otros pasos que también debe implementar para evitar tener en su empresa una gran cantidad de facturas vencidas.
Paso #2: Un contrato debe regir cada venta comercial.
Un contrato es esencial si les brinda a sus clientes plazos de 30 a 60 días para pagar sus facturas.
El acuerdo debe ser redactado por un abogado y detallar todos los servicios o ventas, los plazos, cómo se manejan las disputas y todas las expectativas de pago.
No utilizar un contrato suele ser un error costoso, especialmente si ofrece condiciones de pago. No tendrá nada por escrito que describa cuándo vence el pago. En consecuencia, tendrá pocos recursos si necesita emprender acciones legales.
Paso # 3: Use una carta de aceptación de entrega
Muchas empresas cometen el error de no obtener nunca una prueba del cliente de que el trabajo o producto fue recibido y aceptado.
Este descuido puede dejarlo expuesto a problemas de cobranza en el futuro.
La carta indica que el cliente está satisfecho con el trabajo realizado o los productos entregados. El cliente debe firmarlo una vez finalizada la entrega.
Una carta de aceptación le ayuda a identificar posibles problemas en el momento de la entrega. Si el cliente no está dispuesto a firmar la carta, obviamente hay un problema.
Este paso le brinda la oportunidad de solucionar el problema de inmediato y minimiza las posibilidades de tener una disputa más adelante.
Paso # 4: Envíe la factura de inmediato.
Envíe la factura y cualquier documentación relacionada con la venta de la mercancía o la prestación del servicio tan pronto como se complete el trabajo o se entregue el producto.
Incluya la carta de aceptación del Paso # 3, ya que ayuda a demostrar que cumplió con lo estipulado en el contrato.
Paso # 5: Realice un seguimiento con los clientes regularmente.
El día que envíe la factura, verifique que su cliente la recibió. Este paso garantiza que la factura se recibió y se procesará.
Una vez que la factura esté vencida por cinco días es decir, el día 35 de una factura, llame o envíe un correo electrónico al cliente para ver si hay algún problema.
Si no hay problemas, intente asegurar una nueva fecha de pago. Si esta nueva fecha de pago se vuelve a perder, espere unos días y repita este proceso. Desafortunadamente, si el cliente pierde varias fechas de pago, es posible que tenga un problema de cobranza.
El punto más importante de las conversaciones con los clientes es tratarlos siempre con cortesía y profesionalismo. Nunca rompa esta regla, incluso si el cliente no le paga y no se comporta de manera profesional. Tendrá más suerte en el cobro de facturas vencidas si sigue siendo un profesional.
Paso # 6: Sepa cuándo usar la ayuda externa.
Ningún método de facturación y cobranza es 100% perfecto.
Existe la posibilidad de que algunos clientes no paguen sus facturas. El impago puede ocurrir debido a eventos imprevistos, como quiebras de clientes o cambios en la economía.
En este caso, considere contratar con una agencia de cobranza. Lidiar con facturas vencidas y problemas de cobranza lo distrae de administrar su negocio y puede afectar la moral. Es mejor dejar que los profesionales lo manejen.
En Consorcio Consultor en Crédito S.A.S., nuestra Misión es brindarle tranquilidad financiera con el cobro oportuno de la cartera vencida para aquellos empresarios que desean seguir creciendo.
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