Como ocurre con muchas áreas de una empresa, el departamento de cuentas por cobrar necesita crear una buena estrategia de cobranza para hacer su trabajo de una forma eficiente.
Implementar una estrategia de cobranza puede aumentar considerablemente la cantidad de dinero que se recauda cada mes porque cada cobrador sabe cuál es su trabajo y la mejor manera de hacerlo.
¿Qué es una estrategia de cobranza?
Una estrategia de cobranza establece un estándar sobre cómo se llevará a cabo la cobranza de cuentas por cobrar.
¿Cuándo enviará las primeras facturas? ¿Con qué frecuencia se pondrá en contacto con sus clientes? ¿Está haciendo llamadas telefónicas de seguimiento? Si no se está asegurando de que se realice una llamada telefónica de seguimiento después de que una carta de cobro no haya recibido respuesta, el promedio de días de atraso solo aumentará.
Desarrollar una cobranza estratégica es una forma de asegurarse de que sus cuentas por cobrar permanecerán bajo control y usted continuara cobrando su efectivo.
Sin una estrategia definida para hacer el cobro de las deudas, habrá desorganización, desconexión, falta de comunicación y simplemente caos en el departamento de cuentas por cobrar.
¿Cómo configurar una estrategia de cobranza?
Si usted ya comprende la importancia de tener una estrategia de cobranza, entonces por ¿dónde empezar una?
1. Comprender los procesos actuales
El mejor lugar para comenzar es identificando sus procesos de cobranza actuales, si los hay.
Averiguar qué tipo de hábitos tienen sus cobradores. Tal vez a uno le guste enviar facturas la primera semana del mes, mientras que otro puede enviar facturas inmediatamente después de la entrega del producto o servicio.
Hable con cada uno y descubra cuál ha tenido más éxito. Una vez que descubra qué estrategias de cobranza funcionan mejor, querrá que sea uniforme en todo el departamento de cuentas por cobrar.
2. Usar una solicitud de crédito comercial
Para crear una estrategia de cobranza, debe crear una solicitud de crédito comercial para los clientes.
Una solicitud de crédito comercial lo ayudara a descifrar quién podría ser un riesgo crediticio y a quién puede otorgar crédito de manera segura sin mucha preocupación.
Puede recopilar información importante como referencias comerciales de otras empresas que le han otorgado crédito al cliente y que puedan dar fe de si el cliente le pagara a tiempo.
Las referencias bancarias son también documentos que se le anexan a una solicitud de crédito y le ayudaran a establecer la solvencia de una empresa.
Si utiliza una solicitud de crédito comercial y solo extiende crédito a clientes con buen historial crediticio, tiene la garantía de mejorar sus cobros.
Planificar sin ejecutar es simplemente soñar.
3. Crear un plan de llamadas de cobro
Cuando se trata de cobros, una de las tareas que consumen más tiempo puede ser realizar llamadas telefónicas.
Muchas veces se tiene que buscar la cuenta del cliente, recordar conversaciones pasadas y revisar notas, todo antes de hacer la llamada.
Si existe un guion establecido para quienes hacen el cobro, la tarea será mucho más fácil; no importa lo que diga el cliente, de antemano ya se sabe lo que se ha conversado con él y tiene mayor probabilidad de cobrar.
4. Ser proactivo en su estrategia de cobranza
Al establecer una estrategia de cobranza, es importante alentar a sus cobradores a que sean proactivos:
Realizar revisiones:
Para poder detectar signos sutiles de no pagos, debe mantenerse en contacto con los clientes.
Si solo se comunica con ellos por correo electrónico para enviarles sus facturas mensuales, es probable que no sepa qué está pasando en sus finanzas.
Levante el teléfono de vez en cuando para alertarlos sobre una factura y entablar conversación. Cuanto más lo vean como amigo y socio, más se abrirán.
Reconocer las señales:
Hay algunas señales de que una empresa está luchando con sus finanzas y que lo pueden alertar:
Demoras en el pago de facturas.
Pagar las facturas pequeñas antes que las grandes.
Pagar a proveedores específicos: cuando un cliente tiene dificultades financieras, sentirá la obligación de pagar a los que considera un socio comercial en lugar de simplemente otro proveedor. Esta es otra buena razón para mantenerse al día con las revisiones periódicas y mantenerse del lado de sus clientes como socio.
Involucrar al Departamento de Ventas: El departamento de ventas no debe desaparecer tan pronto como se cierre la venta.
El departamento de ventas debe realizar sus propias revisiones periódicas para asegurarse de que el cliente obtenga todo lo que necesita y esté satisfecho.
El representante de ventas con el que el cliente trabajó durante la venta a menudo crea una buena relación y es más probable que el cliente se sienta más relajado y abierto para hablar sobre los problemas de la empresa, la facturación y otros temas relacionados con las finanzas.
¿Cuál es el objetivo de crear una cobranza estratégica?
El objetivo de crear una estrategia de cobranza es que le paguen más rápido.
Si fuera fácil cobrar deudas, nadie necesitaría una estrategia de cobranza específica adaptada a su empresa y clientes.
Sin embargo, el cobro de cuentas no pagas es un problema real para muchas, muchas empresas. Una vez que haya creado la estrategia de cobranza y la haya escrito y publicado para que sus representantes de cobranza la vean, el último paso es simplemente asegurarse de que le paguen.
Seguimiento para una estrategia de cobranza
Ejemplos de algunos consejos que le ayudarán a realizar un seguimiento de su estrategia de cobranza y a cobrar:
Escriba su estrategia de cobro:
Una vez que haya decidido cuál será su estrategia y cada paso que desea que tomen los responsables de los cobros, entonces debe documentarlo.
Cuanto más detallado más fácil será para su equipo seguirlo y menos errores cometerán.
Haga responsables a los cobradores:
Asegúrese de que cada encargado de recaudo lea y comprenda su estrategia de cobranza. Una forma de hacerlo es hacer que firmen el documento después de haberlo distribuido.
Cuando todos lo hayan leído y entendido, debe responsabilizar a sus representantes de cobranza. Si sabe que no están siguiendo la estrategia que ha creado, debe hablar con ellos para que comprendan las consecuencias de no cumplir con las pautas de la estrategia de cobranza.
Si no ve ningún cambio en algunas áreas, es posible que deba modificar su estrategia nuevamente. Es posible que no obtenga la estrategia correcta la primera vez y encuentre nuevos procesos para que le paguen rápidamente.
Es muy posible que a pesar de todos sus esfuerzos en implementar en su empresa una buena estrategia de cobranza se encuentre con clientes que no le pagan y se verá en la necesidad de optar por la contratación de un tercero para que le ayude a recuperar su dinero.
En Consorcio Consultor en Crédito S.A.S., somos una organización líder en el cobro personalizado de cartera vencida a nivel nacional con más de 50 años de experiencia.
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