Una buena factura no es solo un recibo de venta, sino un documento legal que protege su negocio contra errores y riesgos. Las herramientas de facturación correctas pueden ayudarlo a optimizar la cobranza a un cliente, mejorar su flujo de caja e incluso simplificar su contabilidad.
Bajo el interrogatorio de un cliente, una factura mal diseñada puede romperse, obstruyendo su progreso e incluso retenida en su contra como una razón para no pagar.
Para que su factura se mantenga sólida, deberá anticipar cualquier pregunta de último momento que pueda actuar como una barrera para que le paguen.
Aquí hay algunas preguntas que los clientes pueden estar haciendo cuando reciben su factura y consejos sobre cómo puede evitar que se conviertan en un problema:
¿De quién es esto?
Básicamente, es muy importante asegurarse de que su cliente sepa de quién proviene la factura. Esto puede sonar claro, pero si su cliente ve cinco facturas por día, no puede esperar que se tome el tiempo para averiguar de quién es.
Su factura es un documento que envía desde su empresa, así que asegúrese de que refleje su marca: piense en el logotipo, los colores, las fuentes y la redacción de las descripciones de los artículos y de sus condiciones de pago.
¿De qué trabajo se trata?
Es fácil suponer que su cliente sabrá exactamente por qué le está facturando, ¡pero probablemente tendrá otros 20 proyectos al mismo tiempo! Incluso para un proyecto sencillo, siempre es una buena idea eliminar cualquier duda imaginable sobre lo que le está pidiendo a su cliente que le pague.
Evite las consultas de los clientes haciendo que la descripción en la factura de lo que está vendiendo sea lo más clara posible. Si un cliente tiene que llamar por teléfono para consultar los datos de una factura, puede ver esto como un mal servicio de su parte, y también puede retrasar su cobranza.
¿Realmente costó tanto?
Es importante asegurarse de que «¡El precio es correcto!», Porque de lo contrario podría encontrarse en una posición muy vergonzosa de tener que pedirles más dinero a sus clientes o devolverles algo.
Cuando incluya su presupuesto en su factura, asegúrese de utilizar su precio más reciente, y no olvide ningún descuento u oferta especial que pueda haber prometido a todos sus clientes o solo a este cliente en particular.
Recuerde que si su empresa tiene el IVA registrado, debe incluir el precio por unidad en su factura.
¿Qué pasa con el tema que discutimos?
La sección de notas incluida en una factura también es un gran lugar para abordar cualquier pequeña duda o problema no resuelto que pueda evitarle la cobranza a su cliente en la fecha convenida.
Otra excelente manera de resolver cualquier pregunta pendiente es alentar a su cliente a que lo llame por teléfono y asegurarse de que su número de teléfono esté en su factura.
¡A veces una breve llamada telefónica puede resolver un problema mucho más rápido que una cadena de correos electrónicos!.
¿Cuánto tiempo puedo posponer el pago?
Incluir términos de pago claros en su plantilla de factura es una buena manera de deshacerse de cualquier incertidumbre.
Recuerde que le corresponde a usted establecer sus condiciones de pago y cerciorarse de que sus clientes cumplan con sus reglas de cobranza.
¿Cómo le puedo pagar?
Una vez que su cliente esté listo para pagar, debe tener todo listo para que pueda hacerlo de inmediato.
Haga que los clientes le paguen lo más fácil posible. Incluya los detalles de su cuenta bancaria en sus facturas si está tomando el pago de la banca en línea.
Si envía sus facturas por correo electrónico, incluya un enlace para que los clientes puedan pagarle con un solo clic.
Asegúrese: que sus facturas estén claramente establecidas con toda la información que un cliente necesita.
Su objetivo es hacer que la vida de sus clientes sea lo más fácil posible, porque así volverán y le comprarán nuevamente.
¡Un cliente satisfecho trae más clientes!
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