Es muy probable que los funcionarios de una empresa prestadora de servicios o de ventas de mercancía ocupen su tiempo y energía en aspectos muy importantes para el negocio como es la consecución de nuevos clientes, la búsqueda de nuevas inversiones y demás actividades positivas para el negocio, decidan delegar la administración de su cobro de cartera a un asistente o empleado común.
Sin embargo, cuando esas cuentas por cobrar dejan de fluir de repente, el departamento de cuentas por cobrar se convierte en una prioridad. Para evitar problemas serios de cobro de cartera antes de que comiencen, es bueno tener un plan de facturación y cobranza:
Facturación y cobro de cartera
Colocar fechas de vencimiento en todo
Cada factura, estado de cuenta o aviso que se envíe a un cliente o deudor, debe contener la información exacta y actualizada sobre cuánto debe, cuándo vence ese monto y cuándo se considerará tarde.
Facturar a los clientes antes de las fechas de vencimiento
Es una práctica importante para las compañías facturar inmediatamente después que se haya realizado la venta.
Muchas empresas son conocidas por pagar facturas en el orden en que entran por la puerta. Eso significa que siempre se deben enviar las facturas lo antes posible. Esto le da al cliente suficiente tiempo para presupuestar su pago, y también aumentan las posibilidades de recibir un pago antes.
Dirigir la factura a la persona que realiza el pago
Dirigir el estado de cuenta a la persona que está a cargo de las finanzas en lugar de a la compañía en general es un buen toque personal que podría marcar la diferencia si esa persona tiene que tomar la difícil decisión de qué factura pagar esta semana y cuál la semana que viene.
Mantener buenos registros de clientes
El conocimiento es poder, y cuanto más se sepa sobre los clientes, más poder se tendrá. Aprender todo lo que se pueda sobre todas las personas que trabajan en las empresas con las que se trata y guardar toda esa información en algún tipo de software. Esto asegurará tener un contacto alternativo en caso de que el contacto principal abandone repentinamente una empresa específica.
Hacer las llamadas
Su punto de contacto más probable con todos los clientes y deudores es el teléfono. Cuando su plan de facturación y cobro le pide que realice una llamada telefónica para preguntar sobre un pago, es de vital importancia que realmente realizar la llamada. No posponerla hasta mañana.
Seguir haciendo las llamadas
No se debe posponer la llamada de cobro inicial ni tampoco las llamadas de seguimiento porque se estará perdiendo la mejor oportunidad de lograr el pago.
Fijar un límite
Si un cliente se atrasa en sus pagos, en algún momento se tendrá que decidir cuándo dejar de hacer nuevos negocios con él hasta que se resuelva la situación anterior. Esta decisión es mucho más fácil si se toma por adelantado y se incluye en el plan de facturación y cobro.
Ser Flexible
Cuando se presenten situaciones en las que el cliente o el deudor simplemente no pueden cumplir con su acuerdo, entonces, debemos escucharlo y plantear una nueva forma de pago.
Enviar cartas
Al igual que las llamadas telefónicas de cobro que se tienen que hacer, las cartas de cobro solo pueden tener éxito si realmente se envían.
Asegurarse de que no le falte ninguno de estos componentes y que realmente se esté siguiendo el plan en el momento, es la manera de garantizar la mejora en el departamento de cobro de cartera.
Sin embargo, y pese a todo lo realizado a veces es necesaria la contratación de una agencia de cobranza para recibir el pago de clientes difíciles.
Consorcio Consultor en Crédito S.A.S. es una organización con una trayectoria de más de 40 años en el manejo de cobro de cartera vencida a lo largo y ancho del país, logrando alta eficiencia de recaudo en el área financiera, agropecuaria, industrial y comercial.
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