¿Qué son las políticas de cobranza?

Las políticas de cobranza son un conjunto de estrategias creadas por una empresa para que el cobro de sus deudas sea efectivo.

A cada deudor, por lo general, se le debe dar un tratamiento particular para conseguir que cancele sus deudas y es responsabilidad del cobrador averiguar cuál es la forma ideal para cada cliente.

El panorama empresarial cambia rápidamente y, como resultado, las políticas de cobranza deben revisarse constantemente para que sean efectivas.

Revise periódicamente las pautas y procedimientos de cobro para actualizar su política de cobranza.

Objetivos de una política de cobros

El propósito de tener una política de cobranzas es simple: rescatar las cuentas por cobrar.

El principal objetivo del departamento de cobranzas es cobrar de manera eficiente el pago de las cuentas por cobrar corrientes y las cuentas vencidas, mientras se mantienen relaciones positivas con los clientes.

Una política de cobranza debe estar basada en la recuperación de cartera sin afectar la permanencia del cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros.

Además del objetivo principal de las políticas de cobranza está también, reducir la deuda incobrable.

Política y procedimientos de cobranza

La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa función. Depende del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa obtenga sus ganancias.

El conjunto de procedimientos que defina para su equipo de cobros será el componente central de la política de cobros de su empresa. Deben practicarse de manera consistente y deben aplicarse a todos los clientes, pero también deben ser flexibles cuando sea necesario.

Este proceso paso a paso comienza cuando una cuenta se atrasa; el proceso debe continuar hasta que se cobre el pago, se entregue a una agencia de cobranza de terceros o se cancele como deuda incobrable.

Una política de cobranza debe incluir el tono y comportamiento que se mostrarán en las interacciones con los clientes y los plazos claramente definidos para contactar a los deudores.

Ejemplos de pautas para ayudarlo a desarrollar el proceso de cobranza de su empresa

Los cronogramas y estrategias se pueden personalizar para reflejar diferentes niveles de riesgo con respecto tanto a su empresa como a sus clientes.

Cuándo contactar a los clientes

Días 1-3 vencidos: confirme que se envió la factura, confirme que no hay disputas y envíe un recordatorio automático por correo electrónico que incluya el estado de cuenta.

Días 4-7 atrasados: Comuníquese con el cliente por teléfono y/o correo electrónico para intentar asegurar el pago. Asegúrese de que se hayan resuelto las discrepancias o disputas.

Días 8-14 vencidos: envíe un segundo correo electrónico y haga un seguimiento con una llamada telefónica profesional programada. Notifique al representante de ventas que el pago se retrasó una semana.

Días 15-30 vencidos: envíe un tercer correo electrónico indicando que la cuenta incurrirá en cargos por mora después de 30 días. Haga un seguimiento con una llamada telefónica para confirmar la recepción y recordarle al cliente los cargos por pagos atrasados.

Días 31-45 atrasados: envíe una carta con membrete de la empresa indicando que el pago se retrasó 30 días. Aplicar cargos por pagos atrasados a la cuenta.

Días 46-60 vencidos: comience a llamar y enviar correos al cliente cada 3-5 días hábiles. Coloque la cuenta en retención de crédito y notifique al representante de ventas y al cliente sobre la retención de crédito.

Días 61-90 vencidos: Notifique a la alta gerencia y prepárese para enviar la cuenta a la agencia de cobranza.

Cómo manejar disputas

Una política de cobranza integral debe incluir pautas sobre cómo deben manejarse las disputas y discrepancias.

Si surge una disputa durante las interacciones con el cliente, trátela rápidamente para evitar ralentizar el proceso de cuentas por cobrar. Por ejemplo, si espera una semana para enviarle al cliente una factura corregida, simplemente ha pospuesto el pago por una semana.

¿Cuándo enviar las cuentas por cobrar a una agencia de cobranza?

Cuando se han agotado todos los medios internos para cobrar una cuenta atrasada, algunas empresas optan por entregarla a una agencia de cobranza externa.

Una agencia de cobros es una empresa que se utiliza para recuperar cuentas que están en mora. Este paso en un proceso de cobranza generalmente ocurre cuando la cuenta tiene 60 días o más de atraso.

En Consorcio Consultor en Crédito S.A.S. somos una agencia de cobranzas a nivel nacional con más de 50 años de experiencia ayudando a las empresas a cobrar sus cuentas vencidas de una manera personalizada.