Como propietario de un negocio, debe entender que una buena facturación es absolutamente importante y requiere de su atención para mantener un flujo de caja positivo. Para asegurarse de recibir el pago a tiempo por sus bienes o servicios prestados debe evitar estos errores:
Olvidar la factura
Recuerde, es su responsabilidad enviar una factura. Haga que la facturación sea una prioridad para que no se olvide.
Retraso
El mejor momento para enviar una factura es inmediatamente después de la finalización de un proyecto o una venta.
De hecho cuando se factura el mismo día que se completa el trabajo, tiene más probabilidades de que le paguen a tiempo.
No hacer seguimiento a las facturas vencidas
Incluso si ha hecho que la facturación sea una prioridad y la envíe de inmediato, habrá ocasiones en que el cliente no cumplirá con la fecha de vencimiento porque extravió la factura, simplemente se olvidó de ella o simplemente no quiere pagar.
Al igual que enviar facturas, es su responsabilidad hacer un seguimiento de las facturas vencidas.
Póngase en contacto con el cliente de inmediato para averiguar qué está sucediendo.
Si el cliente no responde, es posible que tenga que tomar medidas como pedirle a una agencia de cobranza que le cobre el pago.
No firmar un contrato
Hacer que sus clientes firmen un contrato donde se especifiquen todos los detalles de la negociación asegura que ambas partes estén protegidas.
Enviar la factura a la persona o departamento equivocado
El hecho de que haya acordado un proyecto, venta y condiciones de pago con una persona, no significa que ella será la responsable de pagar la factura.
Asegúrese de enviarla a la persona correcta para evitar demoras en el pago.
Detalles incorrectos o faltantes
Para evitar malentendidos, su factura siempre debe incluir información clara sobre las fechas de pago, de vencimiento, forma de pago, lista detallada de productos y demás datos importantes para que sus clientes sepan exactamente que están pagando y cuando deben hacerlo.
No utilizar un sistema de numeración
Un sistema de numeración hace que sea más fácil rastrear y administrar sus facturas, como qué facturas han pagado y cuáles aún están pendientes.
No hacer copias de seguridad
¿Qué sucede si su computadora falla y no ha hecho una copia de seguridad de todos sus datos? Está en apuros, por decir lo menos.
Asegúrese de que sus facturas estén respaldadas y archivadas de forma correcta para que puedan recuperarse fácilmente.
Tarifas inexplicables
No todas las sorpresas son agradables. De hecho, uno de los peores errores de facturación que podría cometer es enviar a un cliente una factura que contenga tarifas no discutidas o adicionales. Esto podría generar confusión o incluso desconfianza.
Sin recargos
Los cargos por intereses atrasados ??pueden crear una sensación de urgencia entre sus clientes, ya que les notifica que si la factura no se paga antes de la fecha de vencimiento, habrá consecuencias.
Asegúrese de que esto se discuta por adelantado y se incluya en sus condiciones de pago.
No ofrecer incentivos
Al mismo tiempo, debe alentar a sus clientes a pagar la factura a tiempo o, mejor aún, antes de lo previsto.
Esto se puede hacer ofreciéndoles un descuento si pagan la factura antes de su vencimiento.
Formato o edición deficientes
Los errores ortográficos, los montos incorrectos y el formato genérico pueden hacer que su negocio se vea descuidado y poco profesional.
Como si eso no fuera suficiente, esto también puede evitar que reciba el pago correcto a tiempo.
Siempre revise sus facturas para que pueda detectar errores antes de enviarlas.
No ofrecer varias opciones de pago
Si desea que le paguen a tiempo, entonces debe hacerlo lo más fácil posible para que sus clientes le paguen.
Considere usar una variedad de opciones de pago, desde tarjetas de crédito, hasta depósitos bancarios directos y cheques.
No personalizar sus facturas
¿Sabía que tiene el triple de probabilidades de recibir un pago si agrega un logotipo de la empresa a su factura?
Esto se debe a que un logotipo establece a su empresa como una marca profesional y establecida y lo diferencia de las otras facturas que recibe el cliente. También sirve como una buena oportunidad de marca.
Malos modales
Ser cortés, agregar frases como «page su factura dentro de 21 días» o «gracias por confiar en nosotros», ¡puede aumentar el porcentaje en el pago de sus facturas!.
Tener largos plazos de pago
Si le da a los clientes demasiado tiempo para hacer un pago, obviamente le tomará más tiempo obtener una compensación.
Por ejemplo, si le da a un cliente 45 días para pagar una factura y ese cliente le paga dos semanas después de la fecha de vencimiento, eso significa que ha esperado dos meses para recibir ese pago.
No conocer el ciclo de pago de su cliente
Pregunte a sus clientes cuándo es su ciclo de pago para que pueda sincronizar su ciclo con el suyo y saber cuándo facturarles.
No ser flexible
Aunque ha establecido condiciones de pago y debe atenerse a ellas. Luego, si es necesario, puede ofrecer un pequeño margen de maniobra.
· No dar las garantías
Brindar garantías ayuda a que su negocio parezca más legítimo y creíble. También le da tranquilidad al cliente.
Si ofrece una garantía, asegúrese de que se mencione claramente sus términos y condiciones.
Si a pesar de tener en cuenta todo lo relacionado con una buena facturación, encuentra clientes que no le pagan sus facturas entonces es momento de solicitar los servicios de una agencia de cobranza.
Si está considerando contratar una agencia de cobranza, en Consorcio Consultor en Crédito nos ponemos a su servicio y le aseguramos excelentes resultados gracias a nuestra experiencia y profesionalismo.
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