Como propietario de una empresa, usted sabe exactamente la eficacia que tiene una factura elaborada detalladamente y enviada inmediatamente después de completar el trabajo.

Sin embargo, a pesar de su correcta gestión de cobranza, es casi inevitable que algunos de sus clientes no paguen las facturas a tiempo. Y, cuando llegue ese día, probablemente se preguntará cómo enviar un recordatorio de pago que sea lo suficientemente firme como para obtener la compensación que necesita por su arduo trabajo.

Cómo solicitar pagos vencidos

La mejor práctica, por supuesto, es que sus clientes envíen el pago según lo acordado. Sin embargo, las «mejores prácticas» nunca están garantizadas.

Entonces, si está esperando la cancelación de  una factura de un trabajo que completó hace semanas y le preocupa un retraso en el pago, es inteligente no esperar a que ocurra ese pago atrasado.

Envíe su primer correo electrónico de seguimiento una semana antes de la fecha de vencimiento del pago.

Luego, si se enfrenta a un pago atrasado, deberá continuar enviando correos electrónicos de seguimiento hasta que reciba el pago de su factura.

Pedir un pago atrasado puede ser difícil, pero la  clave es modular su tono en estos correos electrónicos de recordatorio.

Deberá ser a la vez cortés y firme, pero, dependiendo de qué tan tarde sea el pago, su tono puede necesitar inclinarse en una dirección más que en la otra.

1.  Correo electrónico de recordatorio de pago inicial:

Una semana antes de la fecha de vencimiento

Asunto del correo electrónico: seguimiento de la factura # 10237

Mensaje: xxxxxxxxxx

Su primer recordatorio de pago debe ser breve, amigable e informativo.

No hay necesidad de molestar a su cliente con demasiada información, y no necesita solicitar el pago de inmediato ya que la factura aún no está vencida.

En este correo electrónico, el cliente debe reconocer que realiza un seguimiento regular de sus facturas, por lo que se pondrá en contacto con ellos si no envían su factura a tiempo.

2. Correo electrónico del segundo recordatorio de pago: el día en que vence el pago 

Asunto del correo electrónico: la factura # 10237 vence hoy.

Mensaje: xxxxxxxxxx

Este es uno de los recordatorios de pago más importantes de la secuencia, ya que solicita su primer llamado a la acción a su cliente para que realice su pago.

Debe ser breve, directo al punto, pero aun así cortés y amigable.

3. Correo electrónico del tercer recordatorio de pago: 5 días después del vencimiento del pago atrasado

Asunto del correo electrónico: la  factura # 10237 tiene 5 días de retraso.

Mensaje: xxxxxxxxxx

Este es el primer correo electrónico que indica que la factura está vencida, por lo que querrá comenzar a reafirmar su tono.

Incluya detalles sobre la factura, como el número de factura, el monto adeudado y el plazo de reembolso.

También ofrezca una copia de la factura, ya que a veces se pierden o se eliminan accidentalmente.

4. Cuarto correo electrónico de recordatorio de pago: dos semanas después del vencimiento del pago atrasado

Asunto del correo electrónico: la factura # 10237 tiene 15 días de retraso.

Mensaje: xxxxxxxxxx 

Bien, ahora es el momento de ser más directo. En este correo electrónico, con el recordatorio de pago debe solicitar claramente el pago y pedirle al cliente que confirme si ha recibido el mensaje.

De esta manera, tienen una excusa menos para ignorar su correo electrónico.

5. Correo electrónico de recordatorio de pago: un mes después del vencimiento del pago.

Asunto del correo electrónico: la factura # 10237 tiene 1 mes de vencida; envíe el pago lo antes posible.

Mensaje: xxxxxxxxxx

Con un mes de atraso completo y varios intentos ignorados de comunicarse con el cliente, tiene derecho a adoptar un enfoque más duro para reclamar su dinero.

Pero no deje que se vuelva personal. Hacer declaraciones acusatorias hacia su cliente desmejora su profesionalismo.

¿Qué sucede si los correos electrónicos de solicitud de pago para pagos pendientes no funcionan?

Si aún no ha recibido el pago después de un mes completo, es hora de llamar a su cliente directamente.

En primer lugar, es posible que su cliente haya cambiado las direcciones de correo electrónico o le haya proporcionado accidentalmente una dirección de correo electrónico incorrecta. O, si está trabajando con una institución más grande, puede enviar sus solicitudes de factura a la persona o departamento equivocado.

De cualquier manera, siempre es más efectivo hablar directamente con su cliente, persona a persona, que enviar un correo electrónico.

De esa manera, les dará un recordatorio de pago firme pero amable de que deben pagar y escuchar su versión de la historia de primera mano.

Con pagos atrasados, sea profesional y cortés

Si el pago de su factura está muy atrasado, puede ser difícil mantener la calma.

Después de todo, «hacer negocios» significa más que hacer bien su trabajo. También significa recibir una compensación oportuna por su arduo trabajo.

Sin embargo, tenga en cuenta que los pagos atrasados ​​rara vez son una afrenta personal.

La mayoría de las veces, los clientes morosos simplemente han estado ocupados, distraídos o lidiando con una bandeja de entrada de correo electrónico desbordante y han perdido u olvidado su factura en el proceso.

Si a pesar de todos los recordatorios de pago y llamadas personales su cliente no se pone al día con sus facturas entonces debe pensar en recurrir a una agencia de cobranzas para que le ayude a recuperar su dinero y usted pueda enfocar su energía en otras actividades importantes de la empresa.

En Consorcio Consultor en Crédito S.A.S nuestros ejecutivos de cuentas son entrenados en técnicas (PNL) partiendo de la base que todo es cobrable mientras no se demuestre lo contrario.

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