¿Cómo elaborar una carta para el cobro de cartera?

Para escribir una carta de cobro de cartera y notificarle oficialmente a un cliente que tiene una deuda vencida debe ser:

  • Clara
  • Sencilla
  • Precisa
  • Breve
  • Con propiedad

Por lo general se envían un total de cuatro cartas antes de pensar en una forma de cobro más radical.

Tipos de cartas para el cobro de cartera

Si el cliente responde las llamadas telefónicas o una de las cartas, no es necesario  enviar una carta adicional a menos que no cumpla con el pago. Los primeros dos formatos de cartas de cobro son bastante ligeros y los dos últimos tienen un lenguaje un poco más agresivo.

La primera carta de cobro

Si el cliente no ha hecho arreglos de pago después de contactarlo por teléfono y correo electrónico, se debe enviar la primera carta de cobro. En general, esto debe ser a más tardar 14 días después de la fecha de vencimiento de la factura.

La segunda carta de cobro

Antes de enviar una segunda carta de cobro de cartera, debe hacerse una llamada telefónica para ver si se recibió la primera carta y para ver si el cliente desea hacer los arreglos de pago. Si los intentos de comunicación con el deudor por teléfono no tienen éxito, es hora de enviar la segunda carta de cobro de cartera.

La principal diferencia entre la primera y la segunda carta de cobro, es que en la segunda, se incluirá el hecho de que se intentó la comunicación en la primera carta.

La tercera carta de cobro

Después de enviada la segunda carta de cobro de cartera, se debe intentar una comunicación telefónica; si el cliente no responde en un par de semanas, debe enviarse una tercera carta de cobro.

Al igual que en la segunda carta, se le informará al cliente de los intentos anteriores de comunicación a través de cartas y llamadas telefónicas.

Esta carta debe enviarse por correo certificado ya que se requiere que alguien firme y  proporcionar una prueba de que se recibió.  Este tipo de documentación será importante si se tienen que tomar medidas legales para cobrar esta deuda.

La cuarta y última carta de cobro

Si bien puede haber algunas excepciones, para cuando llegue a una cuarta carta de cobro, debería ser dolorosamente claro que su cliente no está dispuesto o no puede pagar su deuda.

El lenguaje en esta carta deberá ser el más enérgico que hayamos utilizado, pero como en todas, respetuoso y profesional. Similar a la tercera carta, se debe enviar esta notificación de cobro de cartera por correo certificado.

Si después de estos intentos para cobrar una cuenta morosa, con llamadas telefónicas y cartas fallidas, no se obtiene ninguna respuesta, se deben considerar los servicios de una agencia de cobranza.

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