10 graves errores en el proceso de cobranza

En algunos casos, los propietarios o administradores de empresas comerciales, no ven la importancia y los beneficios de la optimización proactiva de sus procesos de cuentas por cobrar ocasionando un deterioro en su labor de cobranza.

Para cualquier tipo de negocio, tener  una estrategia de administración de cuentas por cobrar efectiva es una parte crucial para dirigir un negocio exitoso.

Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo para mejorar algunas prácticas erróneas en la labor de cobranza:

  1. No tener una política de crédito

Muchas empresas pequeñas y medianas no se toman el tiempo de crear e implementar una política de crédito que dicte los términos de pago requeridos que deben transmitirse a su cliente y la llamada a la acción en caso de que las cuentas queden vencidas. En esencia, una política de crédito integral es la hoja de ruta de una compañía que respalda en gran medida su capacidad para aumentar su flujo de efectivo y minimizar el riesgo de vender a crédito.

  1. No tener un sistema para organizar sus cuentas por cobrar

Existe una amplia gama de paquetes de software de contabilidad que son fáciles de implementar y usar, a la vez que se adaptan a cada tipo de facturación única de la empresa.

Si su compañía no ha implementado el tipo de sistema que puede producir un informe actual de sus cuentas por cobrar, entonces ni siquiera puede comenzar a tomar las medidas apropiadas que deben optarse para los clientes morosos para una cobranza efectiva

  1. Colocar las cuentas por cobrar en un segundo plano

Con demasiada frecuencia, las empresas están tan concentradas en aumentar sus ventas que tratan las cuentas por cobrar como una idea de último momento.

Antes de hacer cualquier otra cosa, comprometa a su compañía a hacer de las cuentas por cobrar una prioridad tan pronto como sea posible en el proceso.

  1. Envío de facturas con retraso

Algunas empresas, tienen una tendencia a enviar sus facturas significativamente después de que los servicios o las ventas  fueron realizados.

Con esta actitud, el mensaje que su empresa le está enviando al cliente  es “puede tomarse el tiempo que quiera para pagar la factura”.

La regla general es que debe enviar la factura a su cliente máximo una semana posterior a la venta.

  1. No actualizar la información del cliente regularmente

Demasiados pagos quedan sin cobrar porque las facturas fueron a la dirección incorrecta o el negocio se vendió y alguien nuevo está manejando las cuentas por pagar. Estos tipos de errores deben ser fáciles de corregir estableciendo un proceso de confirmación anual para actualizar toda la información de contacto.

  1. No facturar según los requerimientos del cliente

Muchas empresas tienen requisitos muy estrictos con respecto a cómo se debe formatear la factura y el tipo de información requerida. Cualquier desviación puede hacer que su factura sea  retenida mientras la persona encargada pueda ocuparse de ella.

Siempre es imperativo confirmar los requisitos de pago, para que a su empresa se le pueda pagar sin problemas.

  1. Cometer errores en la aplicación de pago

Cuando un cliente es contactado por su presunto pago atrasado, pero él ya lo cancelo a tiempo, solo que se le aplicó a otro comprador, puede surgir una sensación de mala voluntad entre la empresa y el cliente.

  1. No monitorear y actuar sobre cuentas vencidas

El simple hecho de saber que existen cuentas vencidas, pero no contar con el personal necesario para realizar acciones de seguimiento, no tiene sentido. Se debe designar a una persona calificada para hacer esa llamada de cobranza efectiva y confirmar con el cliente cuándo se realizará el pago.

  1. No resolver disputas oportunamente

Es común que a veces se presente alguna diferencia a causa de la facturación. Lo más apropiado es corregir la situación lo más pronto posible para poder hacer efectiva la factura.

  1. No ser lo suficientemente agresivo en sus intentos de cobro

Su política de crédito debe incluir una guía general de pasos a seguir para la cobranza efectiva, en el caso de que las promesas de pago sean continuamente incumplidas y cuando el cliente ha demostrado una falta total de fe y buena voluntad, es mejor colocar la cuenta en una agencia de cobranza para continuar con un cobro más agresivo.

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